그라운드케이는 인천 영종도 인스파이어 엔터테인먼트 리조트에서 열린 2024 SBS 가요대전에서 약 6,000명의 외국인 관객을 위한 셔틀 서비스를 운영했습니다. 서울 도심에서 60km 떨어진 공연장과 서울 거점을 잇는 노선을 설계하고, 영어 기반 예약·검표 시스템과 6개 운영팀, 노선별 컬러 안내 체계로 심야 시간대 대규모 수송을 사고 없이 진행했습니다.
외국인 관객 6,000명, 영종도라는 과제
SBS 가요대전은 매년 최고의 K-POP 아티스트가 총출동하는 대형 이벤트로, 국내외 팬들에게 가장 주목받는 콘서트 중 하나입니다. 2023년부터는 인천 영종도의 복합 리조트 인스파이어 엔터테인먼트 리조트로 무대를 옮기며 글로벌 이벤트로서의 위상을 한층 강화했습니다.
그러나 행사 주최사인 SBS와 협력사 인터파크트리플(현 놀유니버스)에는 고민이 있었습니다. 관객 대부분이 외국인이었고, 공연장은 서울 도심에서 60km 떨어져 있어 대중교통만으로는 도착하기 어려웠기 때문입니다. 게다가 이번 가요대전은 밤 10시 이후에 종료돼, 국내 교통 환경에 익숙하지 않은 외국인이 일반 대중교통을 이용하기 어려운 점도 해결해야 했습니다.
인천국제공항의 공항철도, 리조트를 오가는 셔틀버스와 택시가 있었지만 수천 명의 관객이 동시에 이동하는 상황에서는 효과를 발휘하기 어려웠습니다. 모든 인원을 빠르게 수용하기 어려웠고, 대규모 이동에 따른 안전사고 또한 큰 문제였습니다. 전문적이고 체계적인 수송 솔루션 없이는 해결이 불가능한 상황이었습니다.
6,000명을 위한 맞춤형 이동 경험은 어떻게 설계했을까요
다년간 메가이벤트 수송을 전담해온 그라운드케이는 먼저 가요대전 운영을 위한 TF를 구성하고, 행사 현장인 인스파이어 리조트를 직접 답사했습니다. 교통 인프라 현황, 주차장 상황, 예상 이동 동선을 종합적으로 분석했습니다.
서울에서 출발하는 거점도 지정해야 했기에, 한국을 방문한 외국인의 이동 패턴을 고려해 최적의 정류장 위치를 선정했습니다. 예약부터 탑승까지 전 과정을 외국인 친화적으로 설계하고, 이러한 시장 조사를 바탕으로 기술력·맨파워·노하우라는 3가지 테마에 맞춰 운영 전략을 준비했습니다.
외국인 관객을 위한 영어 예약 시스템과 데이터 기반 운영
그라운드케이 TF는 자체 기술력을 활용해 외국인 관객을 위한 직관적인 예약 시스템을 구축했습니다. 셔틀 운영의 예약·검표·정산은 T-RiseUp TMS를 기반으로 통합 관리했습니다. 영어가 지원되는 웹페이지로 안내 정보를 제공하고, 한국 지리에 익숙하지 않은 외국인이 정류장을 쉽게 찾을 수 있도록 영어 명칭과 사진을 함께 제공했습니다.
출발지와 출발 시간이 제각기 다를 것으로 예상되는 외국인 관객의 특성을 고려해, 장소와 시간을 직접 선택할 수 있는 티켓 예약 시스템을 도입했습니다. 전 과정을 영어로 적용했고, QR코드가 포함된 E티켓(바우처)으로 별도 절차 없이 간편하게 탑승할 수 있도록 준비했습니다. 이렇게 시스템으로 수집된 데이터를 분석해 지역별 필요 차량을 예측하고, 정류장별 탑승 인원을 효과적으로 분산시켜 보다 안정적인 운행을 가능하게 했습니다.
전문 인력을 통한 철저한 현장 관리
성공적인 셔틀 운영을 위해 그라운드케이는 체계적인 조직과 전문 인력 배치에 심혈을 기울였습니다. 현장에서는 총 6개 팀으로 구성된 TF가 운영됐으며, 정류장별 관리팀·인스파이어 리조트 주차장 관리팀·CS 대응팀·시스템 안정성 관리팀이 유기적으로 협력했습니다. 모든 담당자가 자신의 업무뿐 아니라 전체 프로세스를 이해하도록 교육해, 긴급 상황에도 유연하게 대응할 수 있었습니다.
특히 전체 인원의 30% 이상을 외국어 가능 인력으로 배치해 언어 장벽으로 인한 불편을 최소화했습니다. 이러한 구조를 통해 검표·고객 안내·주차 관리·동선 안내·시스템 이슈 관리 등 다양한 업무를 동시에 수행했습니다.
노선별 컬러로 풀어낸 안전한 심야 셔틀
콘서트 종료 후 야간 시간대에 6,000명의 관객을 안전하게 귀가시키는 일은 그라운드케이에게도 큰 도전이었습니다. 일몰 이후에는 방향 감각이 저하되고, 수천 명 이상이 한 장소에 모이는 현장에서는 예상치 못한 통신 장애가 빈번히 발생합니다. 안전 관리, 동선 관리 등의 문제가 혼재하는 만큼, TF는 잠재 변수를 대비해 모바일 기반에 아날로그 방식을 결합한 새로운 안내 체계를 적용했습니다.
각 출발 정류장마다 고유 테마 컬러를 지정하고, 탑승 시 해당 색상의 팔찌를 배부했습니다. 이 색상은 야간에 외국인 관객을 안전하게 탑승지로 이동시키는 데에도 활용됐습니다. 시인성이 우수한 경광봉과 비표로 어둠 속에서도 명확하게 시각 안내가 가능했고, 수천 명이 정류장을 찾고 탑승하는 과정에서 어떠한 사고나 미탑승 사례 없이 안전하게 목적지까지 이동할 수 있었습니다.
글로벌 K-POP 팬과 함께한 이동 경험
콘서트 셔틀은 단순한 교통수단을 넘어, 좋아하는 아티스트를 만나기 위한 설렘의 첫걸음이자 공연의 여운을 안고 돌아가는 마지막 여정의 동반자입니다. 그라운드케이는 SBS 가요대전에서 약 6,000명의 외국인 관객과 함께하며 이 특별한 순간을 지원했습니다.
인스파이어 리조트가 위치한 영종도의 지리적 특수성, 대규모 외국인 관객의 이동, 심야 시간대 안전 확보 등 복합적인 난제가 있었지만 그라운드케이는 이를 다양한 아이디어와 유연한 대응으로 하나하나 풀어냈습니다. 이러한 글로벌 행사 셔틀 운영 경험은 그라운드케이의 RIDEUS 셔틀 위탁운영으로도 이어지고 있습니다. 앞으로도 기술과 전문성, 진심 어린 서비스 정신을 결합해 최고의 이동 경험을 제공하겠습니다.