그라운드케이는 경주에서 열린 APEC 2025 KOREA 제1차 고위관리회의(SOM1)의 수송·의전 부문 수행기업으로 선정되어 운영을 맡았습니다. 21개 회원국에서 모인 2,000명 이상의 대표단을 대상으로, 김해국제공항·KTX역 등 교통 거점과 경주화백컨벤션센터·주요 호텔을 잇는 입국부터 출국까지의 이동 서비스를 설계하고 운영했습니다.
경주라는 무대, 그리고 이동의 과제
경주는 한국의 역사와 문화를 대표하는 도시로 국제행사 개최지로 손색이 없는 곳입니다. 다만 교통 인프라 측면에서는 보완이 필요했습니다. 김해국제공항과 KTX역, 터미널에서 행사장인 경주화백컨벤션센터와 주요 호텔까지의 접근성을 끌어올리는 것이 첫 과제였습니다.
특히 이번 SOM1은 21개 회원국에서 2,000명 이상의 대표단이 참가하는 대규모 행사였습니다. 참가자들이 회의에 온전히 집중하려면, 그 전제가 되는 이동이 빈틈없이 굴러가야 했습니다. 그라운드케이는 APEC 2025 KOREA 정상회의로 이어지는 첫 관문인 SOM1에서, 지방 도시의 교통 여건을 보완하는 운영 설계에 집중했습니다.
입국부터 출국까지, 이동 계획을 먼저 그렸습니다
운영의 출발점은 분석이었습니다. 우리 팀은 먼저 행사 참가자들의 이동 경로와 필요 차량을 분석했습니다. 국제공항과 KTX역을 이용하는 외국인 및 국내 참가자의 눈높이에서 행사장과 호텔 간 이동까지 다양한 경로를 고려해, 입국부터 출국까지 빈틈없는 이동 계획을 수립했습니다.
계획만큼 중요한 것은 돌발상황에 대한 대비였습니다. 우리 팀은 24시간 위기대응체계를 유지하며 모든 운행을 실시간으로 모니터링했고, 예상치 못한 변수가 발생해도 즉시 대응할 수 있는 구조를 갖췄습니다.
"입국부터 출국까지, APEC 2025 - SOM1의 첫 시작을 성공시킨 완벽한 이동 서비스" — APEC 2025 KOREA SOM1 운영 슬로건
해외 참가자를 위한 맞춤형 안내는 어떻게 준비했을까요
글로벌 행사의 핵심은 언어 장벽을 낮추는 일이었습니다. 우리 팀은 해외 참가자들이 정보를 쉽게 이해할 수 있도록 모든 안내 정보를 영어로 제작했습니다. 셔틀 노선도, 운행 시간표, 탑승 위치를 담은 상세 안내자료를 만들고, 모든 차량과 정류장에 영어 사이니지를 설치했습니다.
여기에 다국어가 가능한 안내 인력을 배치해, 행사장과 호텔 어디서나 글로벌 참가자들이 헤매지 않고 편안하게 이동할 수 있는 환경을 조성했습니다. 이러한 세심한 서비스는 한국의 환대를 느낄 수 있는 좋은 경험이었다는 참가자들의 호평으로 이어졌습니다.
목적별 데이터에 기반한 셔틀 운행 전략
우리 팀은 SOM1 참가자들의 이동 패턴을 분석해, 탑승자가 자신의 목적에 따라 셔틀을 선택할 수 있도록 운행 전략을 설계했습니다. 김해국제공항과 KTX역 같은 교통 거점은 사전에 모든 항공기와 KTX 열차 스케줄을 분석해 수요가 집중되는 시간대를 파악했고, 이를 바탕으로 입국·출국 셔틀의 시간표를 구성했습니다. 행사장 이동의 불편을 없애기 위해 경주화백컨벤션센터와 주요 호텔 사이에는 순환 셔틀을 운영했습니다.
운영은 지정된 시간표를 기준으로 하되, 탑승자가 폭증하는 경우에는 탄력적으로 추가 배차를 진행했습니다. 덕분에 참가자들은 언제든 거점을 편리하게 오가며 회의에 집중할 수 있었습니다. 이번 운영을 통해 우리는 대규모 행사에서 목적별 운영 전략이 이동 효율을 극대화한다는 것을 다시 한번 확인했습니다. 이 방법론은 MICE 셔틀 운영 플레이북으로 정리해 다른 행사에도 적용하고 있습니다.
VMS 솔루션으로 모든 차량을 실시간으로 봤습니다
그라운드케이가 이번 SOM1에서 더 크게 활약하고 역량을 인정받을 수 있었던 까닭은 자체 개발한 VMS(Vehicle Management Service) 솔루션이었습니다. 우리의 VMS에서는 모든 차량의 위치와 운행 상황을 실시간으로 모니터링할 수 있습니다. 어떤 차량이 어디로 향하는지, 누가 운행하는지, 그리고 이러한 정보를 실시간 교통상황과 함께 한 화면에서 볼 수 있었습니다.
참가자가 편리하게 셔틀에 탑승하는 것을 넘어, 사고나 정체 같은 예상치 못한 상황에 신속하게 대응할 수 있었던 것도 이 기술력이 뒷받침되었기 때문입니다.
전문 인력이 거점마다 지킨 서비스 품질
대규모 국제 행사에서는 예상치 못한 상황이 빈번하게 발생합니다. 우리 팀은 모든 거점에 전문 인력을 배치해 현장에서 발생하는 문제에 즉시 대응할 수 있는 체계를 구축했습니다. 공항, KTX역, 호텔, 행사장 등 주요 거점마다 전담 인력을 두어 셔틀 안내는 물론, 행사와 경주 관광에 대한 폭넓은 정보까지 제공하며 참가자 만족도를 한층 높였습니다.
"원활한 이동이 만드는 국제 행사의 성공, 그라운드케이가 책임집니다" — 그라운드케이
SOM1이 남긴 것, 그리고 다음 단계
APEC 2025 KOREA SOM1은 참가자를 위한 맞춤형 운행과 친절한 현장 대응, 그리고 IT 기반의 전략적 운영으로 참가자들의 높은 만족도와 함께 성공적으로 마무리됐습니다. 이제 국제행사의 이동 서비스는 단순히 참가자를 이동시키는 것을 넘어, 환대와 전문성을 보여주는 수단이자 국가의 브랜드 가치를 높이는 중요한 요소가 됐습니다.
그라운드케이는 수많은 국제행사와 대규모 이벤트에서 쌓아온 경험을 바탕으로, 행사가 원활하게 진행되도록 기술과 노하우, 전문성을 지원합니다. 특히 교통 인프라가 부족한 지방 도시에서도 빈틈없는 이동 솔루션을 제공하며, 전 세계 참가자에게 한국의 전문성과 서비스 정신을 보여주는 파트너입니다. 여러분의 행사가 성공을 거두기 위한 첫걸음을 그라운드케이와 함께 시작하세요.