위와 같이 2024 SBS 가요대전 외국인 셔틀 서비스는 다년간 메가 이벤트의 수송을 전담해온 저희 그라운드케이가 해결할 수 있었습니다.
일단 우리는 가요대전 행사 운영을 위한 TF를 구성했고 먼저 행사 현장인 인스파이어 리조트를 직접 답사했습니다. 교통 인프라 현황, 주차장 상황, 예상 이동 동선 등을 종합적으로 분석했습니다.
그리고 서울에서 출발하는 거점도 지정해야 했었기 때문에 한국을 방문한 외국인들의 이동 패턴을 고려하여 최적의 정류장 위치를 선정함으로써, 예약부터 탑승까지 전 과정을 외국인 친화적으로 설계했습니다. 이러한 시장 조사를 바탕으로 기술력과 맨파워, 노하우라는 3가지 테마에 맞추어 전략을 준비했습니다.

우리의 TF는 자체 기술력을 활용하여 외국인 관객을 위한 직관적인 예약 시스템을 구축해 셔틀 서비스를 한층 강화했습니다.
영어가 지원되는 웹페이지를 통해 안내 정보를 제공하고, 한국 지리에 익숙하지 않은 외국인이 손쉽게 정류장을 찾을 수 있도록 영어 명칭과 사진을 제공하였습니다.
더불어 출발지 및 출발시간이 각기 다를 것으로 예상되는 외국인 관객의 특성을 고려하여 티켓 예약 시스템을 도입해 장소와 시간을 선택할 수 있도록 했습니다. 물론 전 과정을 영어로 적용하였고, QR코드가 포함된 E티켓(바우처)을 통해 별도 절차 없이 간편하게 셔틀에 탑승할 수 있도록 준비했습니다.
이렇게 시스템으로 수집된 데이터를 분석하여 우리는 지역별 필요차량을 예측하고, 정류장별 탑승 인원을 효과적으로 분산시켜 보다 안정적인 운행을 가능하게 했습니다.

성공적인 셔틀 운영을 위해 우리는 체계적인 조직과 전문 인력 배치에 심혈을 기울였습니다. 현장에서는 총 6개 팀으로 구성된 TF가 운영되었으며 정류장별 관리팀, 인스파이어 리조트 주차장 관리팀, CS 대응팀, 시스템 안정성 관리팀이 유기적으로 협력하며 원활한 서비스를 뒷받침했습니다. 현장에 있는 모든 담당자는 자신의 담당 업무뿐 아니라 전체 프로세스를 이해하도록 교육하여 긴급 상황에 유연하게 대응할 수 있었습니다.
특히 전체 인원의 30% 이상을 모두 외국어 가능 인원으로 배치하였으며, 전략적인 운용을 통해 장벽으로 인한 불편함을 최소화하였습니다. 이러한 구조를 통해서 검표, 고객 안내, 주차 관리, 동선 안내, 시스템 이슈 관리 등 다양한 업무를 동시에 완벽하게 수행했습니다.

콘서트 종료 후 야간 시간대에 6,000명의 관객을 안전하게 귀가시키는 것은 우리에게도 큰 어려움이자 도전이었습니다. 일몰 이후에는 방향 감각이 저하되고, 특히 대규모 콘서트처럼 수천 명 이상이 한 장소에 모이는 현장에서는 예상치 못한 통신 장애가 빈번히 발생합니다. 이외에도 안전관리, 동선관리 등의 문제가 혼재하기 때문에 우리의 TF팀은 잠재적 변수를 대비해 모바일 기반에 아날로그 방식을 결합한 새로운 시스템을 적용했습니다.
각 출발 정류장마다 고유 테마 컬러를 지정하고 출발지에서 탑승 시 해당 색상의 팔찌를 배부했습니다. 이 색상은 야간 시간대 외국인 관객을 안전하게 탑승지로 이동시키는 데도 활용했습니다. 시인성이 우수한 경광봉과 비표를 활용하여 어둠 속에서도 명확하게 시각적인 안내가 가능했고, 수천 명의 인원이 정류장을 찾고 탑승하는데 어떠한 사고나 미탑승 사례 없이 안전하게 목적지까지 이동할 수 있었습니다.

콘서트 셔틀은 단순한 교통수단을 넘어, 좋아하는 아티스트를 만나기 위한 설렘의 첫걸음이자, 공연의 감동과 여운을 안고 돌아가는 마지막 여정의 동반자입니다.
그라운드케이는 SBS 가요대전에서 약 6,000여 명의 외국인 관객과 함께하며, 이 특별한 순간들을 함께했습니다. 국적과 언어가 다른 팬들이 문화의 장벽을 넘어, K-POP을 향한 열정으로 하나가 되는 모습을 가까이에서 지원하며, 글로벌 엔터테인먼트 산업의 한 축으로서의 큰 보람을 느꼈습니다.

특히 이번 행사는 정확한 운행과 세심한 현장 대응으로 성공을 이뤄냈다는 그 결과를 넘어 그 과정 자체가 정말 의미 있는 시간이었습니다. 인스파이어 리조트가 위치한 영종도라는 지리적 특수성, 대규모 외국인 관객의 이동, 심야 시간대 안전 확보 등 복합적인 난제들이 있었지만 그라운드케이는 이를 다양한 아이디어와 유연한 대응으로 하나하나 풀어냈습니다.

그라운드케이는 앞으로도 국내외 다양한 행사에서 쌓은 경험과 노하우를 바탕으로, 기술과 전문성, 그리고 진심 어린 서비스 정신을 결합해 최고의 이동 경험을 제공할 것입니다.